Załatwiasz sprawę w czeskim urzędzie, u notariusza lub w sprawach biznesowych, składasz dokumenty w zamówieniu publicznym i czeska strona przekonuje o tym, że każdy dokument musi być poświadczony apostillą? No to wiedz, że trafiłeś na nieodpowiednio poinformowaną osobę, która w wyniku braku odpowiedniej wiedzy domaga się zbędnych czynności administracyjnych i weryfikacji dokumentów urzędowych tzw. apostillą. Chodzi o drugi poziom weryfikacji autentyczności dokumentów, który potwierdza, że osoba, która wydała i podpisała dany dokument, faktycznie jest osobą upoważnioną do podejmowania takich czynności (np. urzędnikiem, notariuszem itp.).
W relacjach urzędowych i administracyjnych między Czechami i Polską jednak taka weryfikacja jest zupełnie zbędna, ponieważ oba kraje zawarły umowę o pomocy prawnej i w części pierwszej, art. 15 brzmi następująco:
Uznawanie dokumentów
1. Dokumenty, które sporządził lub uwierzytelnił właściwy organ jednej z Umawiających się Stron, opatrzone pieczęcią urzędową i podpisem osoby uprawnionej, mają moc dowodową na terytorium drugiej Umawiającej się Strony bez potrzeby legalizacji. Dotyczy to także odpisów i tłumaczeń dokumentów, które uwierzytelnił właściwy organ.
2. Dokumenty, które na terytorium jednej z Umawiających się Stron traktowane są jako dokumenty urzędowe, uważane są za takie również na terytorium drugiej Umawiającej się Strony.
Powyższe ma zastosowanie dla dokumentów wydanych w postaci drukowanej (papierowej), jak również dla dokumentów podpisanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Również dokumenty, które zostały wydane w formie elektronicznej i następnie przeniesione i poświadczone np. przez notariusza do postaci drukowanej, nie wymagają kolejnej weryfikacji w postaci apostilli i nie mogą zostać odrzucone przez organ drugiej strony Umowy.
Wiele urzędników, jak również notariuszy nie ma pojęcia o istnieniu tej umowy i domagają się weryfikacji dokumentów zbędnie i bezpodstawnie. To bardzo częste zjawisko i szczególnie biura tłumaczeń mają wiele klientów, którzy zlecają tłumaczenie zwykłych odpisów z rejestru handlowego, karnego, odpisy aktów cywilnych, dyplomy ze suplementami dyplomów czy jakiekolwiek inne akty publiczne poświadczone apostillą, gdyż zostali poinformowani o tym, że bez niej dokument zostanie odrzucony, choć nie jest to prawda i takie wymogi nie są zgodne z obowiązującym prawem.
Dlatego nie wahaj się powołać na właściwą umowę międzynarodową i skorzystaj z dołączonych do niniejszego artykułu linków, gdyż możesz uniknąć zbędnych czaso- i kosztochłonnych czynności oraz ułatwić sobie życie przy załatwianiu spraw administracyjnych.
Link do czeskiej wersji umowy:
Polska wersja umowy dostępna jest tutaj:
Autor: Mgr. Jan ZYDER, Wiceprezes Zarządu
Polsko-Czeska izba Gospodarcza
Pl. Św. Małgorzaty 8 / 2, 58-100 Świdnica, Polska
e-mail: jan@zyder.cz